INSTITUT ALFIYA

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité ("Politique de Confidentialité") s'applique à tous les traitements de données personnelles (les "Données Personnelles") réalisés dans le cadre de l’accès des services proposés par l'Association (les "Services").

Pour les besoins de cette Politique de Confidentialité, le terme "Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles" désigne le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (le "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles" ou "RGPD") ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et son décret d'application n° 2019-536 du 29 mai 2019 (la "Loi Informatique et Libertés").

Toute référence à la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles est réputée inclure toute modification ou texte de remplacement de tout ou partie de la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.

1. Identité du responsable de traitement

Les traitements de Données Personnelles décrits dans cette Politique de Confidentialité sont effectués par l'Institut Alfiya, 44 Bd Foch 93800 Epinay sur seine, association régie par la loi de 1901 (l'Association" ou "nous"), en sa qualité de responsable de traitement.

2. Finalités des traitements, données collectées et bases légales

Nous collectons et traitons uniquement les Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation de nos missions pédagogiques et administratives. Le tableau ci-dessous synthétise les finalités, les types de Données Personnelles traitées et les bases juridiques sur lesquelles reposent ces traitements :

Traitement	Finalité	Données Personnelles traitées A titre indicatif. Liste nonexhaustive	Base légale
Inscription des étudiants	Gérer l’inscription des étudiants aux cours (traitement des demandes, suivi administratif)	Données d’identification (nom, prénom, date de naissance,photo), coordonnées (email, téléphone), données de scolarité (niveau, cursus, diplôme visé, emploi du temps)	Exécution du contrat
Gestion des paiements et facturation	Gérer les paiements des frais de formation, délivrer les justificatifs le cas échéant	Données financières (coordonnées bancaires, historique des paiements), données d’identification, coordonnées	Exécution du contrat / obligation légale
Gestion des participations aux cours et des absences	Suivre la participation des étudiants aux cours, gérer les absences	Données de présence (feuilles d’émargement, connexions en ligne), identité, données de scolarité, messages, emails	Exécution du contrat
Gestion des évaluations et des résultats académiques	Collecter et traiter les résultats des évaluations, établir les relevés de notes	Résultats scolaires (notes, appréciations), identité, données d’identification, données de scolarité	Exécution du contrat
Communication avec les étudiants et les prospects	Envoyer des informations relatives aux (modifications, rappels) et aux évènements organisés par l'Institut	Identité, coordonnées, historique de participation aux évènements, préférences de contact	Exécution du contrat / consentement (selon le contexte, notamment pour les utilisateurs non-inscrits à l'Institut et/ou prospects)
Amélioration de la qualité pédagogique	Évaluer la satisfaction des étudiants, adapter l’offre pédagogique	Réponses à des enquêtes ou sondages, données de fréquentation, commentaires	Intérêt légitime / consentement (dans certains cas pour les enquêtes)

3. Destinataires des données

Les Données Personnelles sont accessibles uniquement aux personnes dûment habilitées à en connaître, dans le strict cadre de leurs missions. Elles peuvent être transmises, uniquement si nécessaire, aux destinataires suivants :

• Le personnel administratif et pédagogique, dans le cadre de la gestion et du suivi des activités éducatives et administratives ;
• Les prestataires techniques autorisés (tels que les fournisseurs de services d’hébergement, de maintenance ou de sécurité informatique), agissant en tant que sous-traitants et soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de conformité au RGPD ;
• Les partenaires académiques, dans le cadre de partenariats ou d'accords de coopération dûment établis, et uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs définis ;
• Les autorités administratives, judiciaires ou publiques, lorsque la loi l’exige ou sur demande.

Aucun transfert commercial ou vente de vos Données Personnelles n’est effectué.

4. Durée de conservation

Les Données Personnelles sont conservées uniquement pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données liées à l’inscription et à la scolarité : 3 ans après la fin de la scolarité;

• Données de facturation : 10 ans (conformément aux exigences fiscales et comptables);

• Logs de connexion : 12 mois;

• Données de communication :
• Pour les étudiants : pendant la durée de la scolarité puis 3 ans après le dernier contact actif ;
• Pour les prospects (personnes n’ayant pas encore rejoint l'Association) : 3 ans après le dernier contact actif.
5. Sécurité des Données Personnelles

L'Association met en place les mesures nécessaires afin de garantir la sécurité des Services proposés. Elle souhaite cependant attirer l'attention des utilisateurs sur les éventuels risques en termes de confidentialité des Données Personnelles liés au fonctionnement d'internet. En particulier, il appartient aux utilisateurs de mettre en place ou d'assurer la mise en place de moyens permettant de sécuriser leur réseau informatique personnel, ainsi que de veiller à la bonne configuration du boîtier de connexion (box) connecté au fournisseur d'accès d'internet et autres moyens d'accès au réseau (par exemple : WIFI, 4G, etc.).

6. Droits des utilisateurs

L'Association s'efforce de maintenir vos Données Personnelles exactes, complètes et à jour. A cette fin, vous pouvez directement mettre à jour vos informations via votre espace membre.

Concernant le traitement de vos Données Personnelles, vous disposez des droits suivants, conformément aux conditions fixées par la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles :

• Droit d'accès : vous pouvez nous demander d'obtenir une copie de vos Données Personnelles, ainsi que de recevoir des informations au sujet des traitements de vos Données Personnelles (telles que les catégories de Données Personnelles traitées, les finalités de leur traitement, les catégories de destinataires auxquels les Données Personnelles sont communiquées, la durée de conservation des Données Personnelles) ;
• Droit de rectification : vous pouvez nous demander de rectifier, compléter, mettre à jour vos Données Personnelles qui sont inexactes, incomplètes, équivoques et/ou périmées ;
• Droit de suppression : vous pouvez nous demander d'effacer vos Données Personnelles dans certaines circonstances prévues à l'article 17 du RGPD (par exemple, si vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées ; ou si vous avez retiré votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, sous réserve que le consentement préalable ait été la base juridique de leur collecte et leur traitement et qu’il n’existe pas d’autre base juridique les justifiant) ;
• Droit de limitation : vous pouvez nous demander de limiter les traitements de vos Données Personnelles dans certaines circonstances prévues à l'article 18 du RGPD (par exemple, lorsque vous contestez l'exactitude des Données Personnelles, le temps que nous vérifions ce point) ;
• Droit d'opposition : vous pouvez nous demander de vous opposer à un traitement des Données Personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière envisagées à l'article 21 du RGPD.
• Droit à la portabilité : vous pouvez nous demander de recevoir vos Données Personnelles - lorsqu'elles sont traitées sur la base juridique de votre consentement ou de leur nécessité pour l’exécution d’un contrat - dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander à ce que nous les transmettions à un autre responsable de traitement (par exemple un autre prestataire de services) ;
• Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous en justifier auprès de nous, pour toutes les activités de traitement décrites dans la Politique de Confidentialité pour lesquelles la base légale du traitement est votre consentement ;
• Droit en cas de décès : conformément à l'article 85 de la Loi Informatique et Libertés, vous pouvez nous demander de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès. Ces directives sont générales ou particulières. Les directives générales concernent l'ensemble de vos Données Personnelles et peuvent être enregistrées auprès d'un tiers de confiance numérique certifié par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Les directives particulières concernent les traitements de vos Données Personnelles décrits dans cette Politique de Confidentialité, et peuvent être enregistrées auprès de nous.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez à tout moment adresser votre demande par message électronique à institut.alfiya@gmail.com. Les demandes seront traitées sous réserve que vous ayez pu valablement justifier de votre identité et que l'objet de votre demande soit clairement identifié. Les demandes seront traitées dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité de la demande ainsi que du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons des motifs de cette prolongation. Aucun paiement ne sera exigé pour l'exercice de vos droits, sauf en cas de demande manifestement infondée ou excessive. Dans ce cas, nous nous réservons également la possibilité de ne pas donner suite à votre demande.

Outre les droits décrits ci-dessus, vous pouvez déposer une réclamation à tout moment auprès d'une autorité de contrôle compétente. Par exemple, en vertu du RGPD, vous pouvez déposer une telle réclamation dans le pays dans lequel vous résidez ou travaillez (le cas échéant), ou dans le pays où la violation alléguée a eu lieu, si vous estimez que le traitement de vos Données Personnelles par nos soins enfreint le règlement applicable en matière de protection des données. En France, l'autorité de contrôle est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (la "CNIL").

Vos Données Personnelles sont susceptibles d’être transférées vers un pays situé en dehors de l’Union européenne, notamment à travers nos prestataires de services informatiques (hébergement, outils collaboratifs). Dans un tel cas, nous prenons systématiquement toutes les mesures pour que les destinataires des données respectent un niveau de protection adéquat et équivalent à la réglementation nationale et européenne.

L'Association se réserve la possibilité de modifier la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification importante pour vos droits, l'Association prendra les mesures nécessaires pour vous en informer.

Pour toute question relative à cette Politique de Confidentialité, veuillez nous contacter par message électronique à institut.alfiya@gmail.com

Version en vigueur au 20/10/2025